Saiba como fazer a integração entre setores em 5 passos

As empresas geralmente começam pequenas, desenvolvem-se ao longo do tempo e, quando estão robustas, surge o desafio da integração entre setores. No início da jornada de empreendedorismo, o dono ou os sócios sabem tudo o que acontece no negócio e conseguem compartilhar uma visão única de presente e de futuro.

Entretanto, com o crescimento da organização, as demandas aumentam, os departamentos se especializam, e a falta de observação “do todo” pode não só prejudicar a cultura organizacional da empresa como também a eficiência dos processos produtivos. Afinal, num caso assim, cada colaborador se preocupa com a própria entrega e não com o resultado final.

A fim de evitar essa situação, veja em seguida 5 passos para promover a integração entre setores e aumentar a produtividade e o engajamento da equipe.

1. Investimento em comunicação e endomarketing

Um passo indispensável para integrar equipes de uma empresa é a valorização da comunicação. Quando falta transparência sobre os rumos do negócio, as dúvidas e suposições se proliferam pelo conhecido fenômeno da “rádio peão”. Além disso, pouca ou nenhuma difusão de informação prejudica até a produtividade. Por exemplo, se a partir de certo dia começou a vigorar uma nova lei voltada para o segmento da empresa, mas essa notícia não é compartilhada com os colaboradores, a organização corre o risco de fazer algo fora das normas.

Enquanto a comunicação pode ser vista como um conjunto de ferramentas capaz de melhorar o fluxo de informações (de mão dupla) nas empresas, o endomarketing é uma série de ações que tem como objetivo aumentar o engajamento dos colaboradores com a organização e compartilhar a missão, a visão e os valores do negócio. Ambas as estratégias contribuem para melhorar a integração entre setores dentro de uma empresa e para aumentar a agilidade interna.

2. Atuação via gestão por projetos

À medida que uma empresa se desenvolve, cresce também a complexidade das tarefas. Para que a gestão seja eficiente, as organizações se especializam por meio da departamentalização. Esse tipo de divisão da empresa pode ocorrer segundo vários critérios, como: funcional, produto ou serviço, área geográfica, tipo de cliente, processos etc.

Com a criação de setores ou de departamentos, é comum que cada colaborador foque nas atividades da própria área e simplesmente “esqueça” do restante da empresa. O perigo desse tipo de atitude que é podem surgir “ilhas” dentro da organização, com consequente desagregação do clima organizacional e queda na capacidade produtiva, principalmente quando cada setor que defender os próprios interesses em detrimento do todo.

Uma maneira de promover a integração de setores é a gestão por projetos, em que equipes multidisciplinares se envolvem na execução de iniciativas específicas, com começo, meio e fim. Logo, em vez de trabalhar para cumprir as metas do próprio departamento, o colaborador atuará de modo a alcançar o resultado esperado no projeto do qual participa. Dessa maneira, profissionais de vários setores têm que trabalhar de forma cooperativa para concluir determinada iniciativa com êxito.

3. Integração entre setores por meio da automatização

Em pleno século 21, a tecnologia deve necessariamente fazer parte da grande maioria das empresas. Para ter alta produtividade e competitividade no mercado em que atua, a organização precisa lançar mão dos benefícios oferecidos por softwares especializados em negócios, que permitem a integração de setores por meio da automatização. Dessa maneira, diminuem-se ou até extinguem-se os gargalos entre uma etapa e outra de determinado processo.

Outra vantagem do uso da automatização é que várias pessoas podem trabalhar de forma conjunta, mesmo distantes umas das outras, com a utilização de recursos tecnológicos oferecidos por plataformas e softwares. Uma vez que a comunicação entre departamentos é feita de modo automatizado, deixa de existir a ociosidade e a falta de informações, que prejudicam o andamento dos trabalhos. Como consequência, a empresa aumenta a produtividade.

4. Reuniões para nivelamento

Numa organização com vários departamentos, é importante que todos caminhem em ritmos parecidos. Logo, nenhuma área pode ficar “para trás”, para não comprometer o desempenho geral da empresa. Por isso, é importante que diretoria e setores como o de Recursos Humanos, que lidam com praticamente todos os departamentos do negócio, realizem reuniões para promover o nivelamento e a integração entre setores.

Geralmente, esse tipo de reunião é feito somente na apresentação do planejamento estratégico da organização, quando são expostos os projetos de longo prazo para os gestores de área. Contudo, é recomendável que haja um calendário de reuniões, para que a empresa possa trabalhar a coesão interna. Em certas organizações, é comum que cada gestor faça um relato das iniciativas do próprio departamento, para que todos possam trocar experiências.

5. Eventos para toda a equipe

Muitos colaboradores enxergam o trabalho somente como um emprego, do qual conseguem extrair renda para a realização dos próprios desejos. Dessa forma, o profissional só quer saber de cumprir as metas individuais, a fim de receber o salário no final do mês e poder usufruí-lo. Para quebrar essa visão, a empresa deve investir em eventos para integração entre setores, como convenções, festas em datas comemorativas, encontro de fim de ano etc.

Não podemos esquecer de que, além da estrutura formal dos negócios constituída pela departamentalização, existe a chamada “organização informal”, feita a partir da interação entre grupos dentro da própria empresa e que, na maior parte das vezes, não está sob o controle da direção. Para estimular uma organização informal saudável, que propicie frutos positivos tanto para os colaboradores quanto para a companhia, é importante que haja eventos de integração.

Nesses momentos, os colaboradores poderão se conhecer melhor, o que nem sempre é possível na correria do dia a dia. Logo, esses eventos servem para troca de experiências e para que a empresa molde a própria cultura organizacional. Dessa maneira, o estabelecimento cria com os colaboradores um vínculo afetivo que vai além da simples relação contratual, além de aumentar o engajamento da equipe com as causas do negócio.

Como você pôde perceber, a integração de setores é indispensável para que uma empresa cresça de forma sustentável e com eficiência. Gostou deste artigo? Então, compartilhe-o nas suas redes sociais e contribua para a melhoria da vida interna das companhias.

Daiane Rolim
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