O que é a metodologia 5S e como ela é aplicada na Logística?

Com a destruição do país durante a II Guerra Mundial, o Japão se viu diante da necessidade de se reerguer utilizando os recursos disponíveis da melhor maneira possível. Não havia espaço para atrasos, desperdícios ou erros — e, então, foi criada a metodologia 5S. Baseada em alguns princípios, esse método pode ser aplicado em empresas de diversos tipos e em vários setores, incluindo a Logística.

Veja, a seguir, o que é essa metodologia e como ela pode ser usada:

O que é a metodologia 5S?

A metodologia 5S é uma forma de administrar uma empresa seguindo alguns princípios básicos. O principal objetivo dessa metodologia é gerar qualidade de vida e um ambiente de trabalho que favoreça a produtividade.

Lembro de certo momento em que trabalhava numa empresa multinacional que possuía um Sistema de Produção específico baseado em diferentes ferramentas e métodos da Qualidade, incluindo o programa 5S. Em um treinamento ministrado por um colega que possuía um belo conhecimento dessa ferramenta, tendo estudado inclusive com japoneses, nos foi feito questionamento sobre o que era o 5S. Até então, eu entendia esse método como uma forma de tão somente melhorar o ambiente de trabalho proporcionando uma escala qualitativa na organização e limpeza do ambiente. Obviamente que a definição não está equivocada, porém não evidencia diretamente o principal objetivo por ele respondido: 5S é um método que visa a redução do desperdício. Foi como se Moisés tivesse novamente aberto o Oceano! Uma outra visão que nos remete a total aplicabilidade dos 5S em definitivo!

É considerada uma ferramenta de qualidade que, na verdade, funciona como uma filosofia a ser incorporada pela empresa em seus valores e em sua atuação, pois ela somente possui aderência quando considerada como elemento de cultura da empresa e de seus colaboradores.

Como colocar a metodologia 5S em prática?

Para começar a aproveitar os benefícios dessa metodologia, é preciso, em 1º lugar, entender como ela funciona e o que cada princípio significa. Como foi criada no Japão, cada S representa uma palavra japonesa, que tem como tradução adaptada os seguintes significados:

Seiri ou “senso de utilização”

No senso de utilização, a prioridade é identificar o que é realmente útil para o ambiente e o que deve ser eliminado. A aplicação desse princípio garante uma otimização do espaço e evita o desperdício de recursos com itens que não sejam realmente necessários.

Ele também serve para otimizar o uso daquilo que já é útil e, do ponto de vista corporativo, pode ajudar a reduzir os tamanhos dos estoques ou os itens operacionais que não agreguem valor aos processos. É o primeiro S a ser colocado em prática, já que prepara o ambiente para receber as demais aplicações.

Seiton ou “senso de organização”

Depois de selecionar o que é realmente útil para o ambiente, o próximo passo implica na organização do ambiente de maneira adequada. Esse senso serve tanto para garantir que os itens importantes sejam acessados imediatamente quanto para melhorar o ambiente em geral.

Para isso são utilizadas ferramentas como etiquetas, códigos e padronizações, favorecendo o encontro de informações. Um estoque, por exemplo, é muito mais útil quando nele é aplicado esse senso, permitindo que os itens faturados sejam encontrados mais rapidamente. Note novamente a relação com o objetivo de otimizar o tempo, evitando qualquer desperdício na procura de algo importante. Entenda a sequência: o que é útil, deve estar organizado para ser acessado o mais rápido possível, sem perda de tempo.

Seiso ou “senso de limpeza”

A higiene também é uma abordagem importante para a construção de um bom ambiente de trabalho. Essa atitude é importante porque não apenas aumenta a produtividade e diminui os retrabalhos como também favorece a durabilidade de equipamentos em geral.

Como uma das formas de colocá-lo em prática é limpar os equipamentos após o uso, a durabilidade dos itens é favorecida. Com isso, há menos riscos de defeitos, menos paradas e, portanto, mais produtividade e menos desperdício.

Também está relacionada à questão colaborativa, de fazer com que cada pessoa ajude na conservação do ambiente, assim como à apresentação pessoal. Quanto aos relacionamentos, esse senso diz respeito à transparência e à comunicação. Novamente: o que é útil, deve estar organizado e limpo para ser acessado o mais rápido possível, sem qualquer necessidade de retrabalho (sem perda de tempo).

Seiketsu ou “senso de padronização”

Com os 3S previamente implantados, o próximo é o senso de padronização ou normalização. Ele diz respeito à incorporação dos outros 3 princípios à realidade da empresa, de modo que façam parte da rotina em vez de ser apenas uma metodologia estranha à forma como a empresa atua.

É nesse momento que a empresa deve fazer a mudança de suas rotinas para que elas fiquem adaptadas e garantam a consistência do que já foi implantado.

O que é padronizado é entendido como um modelo a ser seguido, ou seja, eu conheço e entendo como deve ser aplicado, diminuindo qualquer risco de retrabalho e perdas efetivas no cumprimento de qualquer atividade A partir do momento que se define um padrão, se pode buscar a melhoria do mesmo, pois existe referência.

Shitsuke ou “senso de autodisciplina”

A manutenção de todas essas mudanças exige disciplina. Basta um pequeno descuido para que os velhos hábitos retornem e a metodologia não possa oferecer todos os benefícios que é capaz.

Sendo assim, é fundamental implementar um senso de autodisciplina. Note que isso não se trata de fiscalizar e punir pessoas, mas sim de garantir que cada um desenvolva a consciência necessária para se manter dentro desses padrões esperados. Inclusive, esse senso não serve apenas para cumprir a metodologia mas também sobre todas as orientações que envolvem o negócio.

Mais do que isso, também trata sobre os padrões éticos e morais, o que garante que não seja necessário disponibilizar uma chefia para realizar a fiscalização o tempo todo. Isso oferece mais autonomia no trabalho e também melhora a qualidade das relações interpessoais, pois há mais confiança.

Para que esse senso seja colocado em prática, é preciso investir na capacitação contínua e na transmissão efetiva dos novos valores. Por meio de avaliações sazonais é possível identificar se há algum desvio a ser alinhado. A aplicação de check list em determinados períodos, como método de fiscalização, ajuda muito na implantação da metodologia, pois como meu ex-colega dizia: somente a disciplina pode ajudar a manter a disciplina.

Como a metodologia é aplicada na Logística?

Depois de entender como a metodologia é aplicada na empresa, vale a pena pensar em sua aplicação na Logística, especificamente falando.

Seiri

O senso de utilização é proveitoso para analisar os melhores locais para descarte, estoque e realocação de materiais. Ajuda a preparar mais adequadamente os ambientes e traz mais facilidade para a limpeza e a manutenção. Traz ganho de espaço, bem como viabiliza uma importante redução dos custos.

Seiton

O senso de ordem, por exemplo, serve para eliminar máquinas que não funcionam mais, assim como processos pouco produtivos e itens em excesso do estoque. Com a organização, é possível não apenas arrumar o estoque, mas também organizar a frota, mapear os processos e excluir os indicadores de Logística menos importantes.

Seiso

O senso de limpeza consiste em deixar o ambiente logístico sempre limpo, evitando acidentes, retrabalhos e problemas em geral. No caso do transporte, a limpeza dos equipamentos favorece até mesmo a segurança da carga.

Seiketsu

O senso de padronização, por sua vez, serve para garantir uma manutenção adequada nos equipamentos ao ser feita de maneira planejada, contínua e padronizada. Além disso, pode haver a definição de rotas otimizadas e o estabelecimento de padrões de atuação em todos os níveis.

Shitsuke

Por fim, há o senso de autodisciplina, em que colaboradores desempenham suas funções de maneira adequada, motoristas dirigem com responsabilidades e todos colaboram para manter a filosofia em prática.

A metodologia 5S é uma forma de gerar organização, limpeza, produtividade e resultados financeiros para o negócio, inclusive na Logística. Com o conhecimento dos princípios envolvidos é mais fácil colocá-la em prática e aproveitar seus resultados.

Particularmente, qualquer padrão de empresa deve buscar a melhor maneira de “respirar” a metodologia 5S. De modo algum deve ser entendido como um sistema complexo e de difícil implantação. Pode ser trabalhado com diferentes níveis de alcance até possuir uma escala maior de aderência com todos seus colaboradores.

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Domênico Meneguzzi
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