O que é gestão de processos e como organizar a sua empresa com ela?

Para entender o que é gestão de processos, é preciso compreender que essa modalidade se aplica na interação entre as várias atividades realizadas pelos diversos setores de cada empresa. A gestão por processos se contrapõe ao estilo gerencial por setores, que é observado em muitas organizações.

De fato, as rotinas empresariais hoje quase nunca são realizadas por um único departamento ou grupo de responsáveis. O que existe é a interface com diferentes setores até a formação de grupos específicos. Em síntese, a gestão por processos é um método utilizado para revisar, aprimorar e padronizar processos de trabalho.

Acompanhe os tópicos seguintes e entenda de uma vez por todas o que é gestão de processos e como organizar a sua empresa com ela!

O funcionamento dos processos de negócio

De maneira resumida, um processo de negócio corresponde ao conjunto de atividades que têm como objetivo essencial oferecer um produto ou um serviço ao cliente da organização.

Tais processos são, normalmente, considerados do ponto de vista do cliente, dos colaboradores e dos investidores. Garantir que os processos de negócio ocorram de forma fluída é importante para potencializar o valor agregado percebido pelos clientes.

Ainda que gerenciar processos de negócio de maneira eficiente seja essencial para o sucesso da empresa, geri-los é mais complexo do que pode parecer. Isso porque não são atividades isoladas, mas procedimentos que interagem entre si.

Os aspectos críticos da gestão de processos

Quanto maior for o esforço no gerenciamento dos processos, maiores são as chances de benefícios e resultados para a empresa. E, para garantir a gestão efetiva e o aprimoramento contínuo dos processos, é importante dar atenção aos seguintes aspectos críticos:

  • Os objetivos de cada processo precisam ser claros e mensuráveis;
  • É fundamental contar com o envolvimento e com o engajamento dos gestores e dos colaboradores envolvidos;
  • Os colaboradores são importantes ativos, pois detêm informação e conhecimento. Por isso, é preciso estimular um ambiente colaborativo, otimizando a criação do compromisso necessário e a aceitação das mudanças necessárias;
  • A comunicação é uma das principais variáveis para a geração de um ambiente altamente colaborativo, devendo essa receber atenção especial.

Os benefícios da gestão por processos

Quando uma empresa realiza a implementação da gestão de processo, ela só tem a ganhar. A organização proporcionada aumenta a eficiência, pois contribui diretamente para a redução de custos e para a melhora da produtividade.

Mas isso não é tudo. Abaixo, listamos algumas das muitas vantagens a serem destacadas com a gestão de processos:

  • Focaliza aquilo que realmente interessa: o trabalho;
  • Contribui para a estruturação da estratégia organizacional;
  • Atribui simplicidade, agilidade às demandas e flexibilidade organizacional;
  • Facilita a construção e o acompanhamento de indicadores de desempenho;
  • Oferece subsídios para a aplicação de métodos inovadores de gerenciamento;
  • Aprimora a gestão do conhecimento e a gestão de competências.

Isto é, a gestão de processos possibilita que sejam identificadas aquelas atividades capazes de gerar maior valor ao negócio, interligar e orientar para resultados as várias unidades organizacionais e monitorar recursos e construir competências para a consecução dessas metas.

A gestão baseada em processos deve envolver a preocupação diária com a otimização, seja por meio da implementação de tecnologias ou de reestruturações radicais, sendo o objetivo principal alcançar ou superar padrões de desempenho que atendam as necessidades das partes interessadas.

Ainda que a gestão de processos tenha como foco o ambiente interno da organização, adquirir uma visão clara dos processos viabiliza a identificação de eventuais alternativas, por exemplo: terceirizações e parcerias. Formatos que podem se mostrar mais vantajosos.

A gestão de processos e os indicadores de desempenho

Como se sabe, não é possível gerenciar aquilo que não se mede. Por essa razão, a gestão de processos carece da construção e do contínuo monitoramento de um quadro de indicadores de desempenho para a regular aferição do alcance das metas estabelecidas.

A abordagem por processos deve ter como premissa o alcance de um resultado eficiente que possa ser mensurável, ou seja, que possa ser comparado com as metas estabelecidas.

Em síntese, é a interação de diferentes atividades com o objetivo de transformar insumos (entradas) em produtos (saídas), com valores quantificáveis que possam ser monitorados por meio dos indicadores. É consenso que a saída de um processo pode ser a entrada de outro e assim por diante.

Ou seja, uma empresa detém inúmeros processos que se interligam e interagem. É a combinação destes processos que resulta em um produto de qualidade para a organização. Portanto, um sistema de qualidade é o resultado do correto funcionamento dessas “engrenagens” ou conjunto de atividades.

A gestão de processos e a ISO 9001

A norma ISO 9001 menciona abordagem de processos como o 4º princípio de Gestão da Qualidade: um resultado esperado é alcançado de forma mais eficiente se os recursos e as atividades forem gerenciados como um processo. Com isso, o que se espera é:

  • Definir de forma sistemática as tarefas necessárias para atingir o resultado desejado;
  • Estudar e mensurar a capacidade das atividades do processo;
  • Identificar as entradas e saídas do processo com as funções da organização;
  • Identificar riscos, consequências e impactos das atividades dos clientes, fornecedores e outros stakeholders do processo;
  • Estruturar as responsabilidades e a autoridades de cada processo e suas atividades;
  • Definir e identificar os clientes (internos e externos), fornecedores e outras partes interessadas;
  • Propor novos processos, tendo em vista as suas etapas, demandas, fluxos, monitoramentos, necessidades de capacitação, recursos, informações etc.

É importante ainda que exista atenção especial a algumas questões chave para garantir que o princípio de abordagem de processos esteja estabelecido com sucesso na organização:

  • Toda a empresa teve seus processos mapeados e devidamente estruturados?
  • Todos têm noção de quem, de fato, são os compradores, fornecedores e como realizar de maneira bem feita e avaliar adequadamente suas atividades?
  • Os resultados almejados são dimensionados e compartilhados?

Ao dizer sim para todas essas perguntas, a organização está no caminho certo para a melhora de sua eficiência. Mas é preciso ter em mente que a gestão de processos representa uma visão bastante ampla, em que a busca por ganhos está ligada a uma nova forma de gerenciamento.

Isso quer dizer que implementar tal estratégia exige um novo modelo — mais sistemático — de analisar e deliberar sobre as diferentes situações que a empresa enfrenta.

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Vicente Carvalho
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