Melhore a comunicação em processos logísticos em 8 passos

Para que os processos logísticos de uma empresa possam ser adequadamente desenvolvidos, existe um importante critério a ser considerado: a comunicação. Sem que a comunicação seja bem adaptada ou satisfatória, não há como existir um fluxo de informações coerente entre os envolvidos. E, sem isso, podem acontecer mal-entendidos que causam prejuízos de eficiência, tempo e recursos. Sem informação, não há gestão.

A comunicação é essencial para garantir que haja uma perfeita interação entre os diferentes setores e para que as atividades possam ser efetuadas com maior segurança, competência e rapidez. Mesmo com o advento de diferentes tipos de tecnologia com intuito de facilitar justamente o processo de comunicação, encontramos dificuldades para gerir processos, pois não podemos esquecer de que qualquer tecnologia pode sucumbir a uma “peça” importante do sistema: o usuário. Muitas vezes esquecemos que são diferentes usuários, com diferentes percepções e formas de trabalho e que precisam estar alinhados para os mesmos objetivos.

Confira a seguir algumas dicas para melhorar a comunicação nos processos logísticos!

Incentive a interatividade

Sem interatividade, não é possível desenvolver uma boa comunicação, aquela ideal para que o fluxo de informações transite da melhor forma possível.

Uma maneira de motivar a interatividade entre os todos os colaboradores é por meio de pequenas reuniões diárias, nas quais os presentes possam discutir ideias e definir as atividades que serão realizadas no decurso do dia.

Outra maneira de aprimorar a interação entre pessoas e setores é incentivando que o próprio colaborador traga seu dispositivo móvel de comunicação para o trabalho a fim de ser usado durante a realização das atividades.

A interatividade entre os usuários e constituintes de qualquer processo é essencial para que o processo de comunicação seja absorvido de forma direta por todos. Muitos possuem a ideia de que a informação deve caminhar sozinha e que o sistema se torne auto gerenciável. É possível atingir esse nível de eficiência? Claro. Temos muitos exemplos que evidenciam essa possibilidade para diferentes tipos de processos. Porém, gostaríamos de reforçar sobre a necessidade de um ponto que demanda atenção para que o processo de comunicação não se torne ineficiente independente da solução adotada. Todo processo necessita maturação e a interatividade é a liga necessária para o resultado desejado.

Atualize e inove os processos logísticos

Outro ponto importante a ser abordado é que os processos logísticos devem ser atualizados periodicamente e, sempre que possível, passar por inovações. Assim, é preciso que sua agenda atualize os prazos, as metas e os compromissos que deverão ser cumpridos, evitando atrasos e equívocos que prejudicam o desenvolvimento das operações e que geram prejuízos para a empresa, inclusive no que se refere à satisfação do cliente.

Inovar também é uma forma de manter os processos em dia com as tendências do momento, com as novidades que se oferecem no mundo da tecnologia e na metodologia de trabalho. Dessa forma, sua empresa nunca ficará ultrapassada (processos realizados com métodos ultrapassados certamente contribuem para falhas na comunicabilidade).

Por intermédio dos processos logísticos que cada empresa define como será o seu nível de atendimento e como será onerado o seu bolso com os custos e desperdícios mal geridos decorrentes dessas atividades. Todo atendimento possui um custo, mas muito pior o custo do não atendimento. Tudo que visa otimizar recursos e processos deve ser considerado como inovação, sendo essa ação uma necessidade contínua de qualquer negócio. Por exemplo, identificar oportunidades para otimização de determinados processos, pode resultar numa redução dos níveis de comunicação entre etapas. Diminuir a necessidade ou dependência de determinada informação, pode ser benéfico para a empresa tendo em vista a potencial redução de custo decorrente de tal melhoria.

Esclareça as dúvidas

Para otimizar a comunicação, é fundamental que as dúvidas sobre as atividades a serem realizadas sejam devidamente esclarecidas. Quando existem dúvidas acerca do que será feito — isto é, quando é possível interpretar de forma equivocada determinadas informações —, os erros acontecem com mais frequência.

Um bom sistema de comunicação deve priorizar a clareza das ideias, das informações, das ordens e dos detalhes sobre os processos logísticos. Se a imprecisão ou incerteza persiste, é porque a comunicação não está sendo devidamente aplicada.

E novamente aqui, podemos perceber a “pitada” de interatividade que faz-se necessário para constituição de um processo com um fluxo de controle sólido. Processos, por mais objetivos e simples que possam ser, geram dúvidas. Existem formas de sistematizar as principais dúvidas e problemas para tratamento em qualquer processo, porém para constituição de uma base que possa originar um sistema de gestão bem completo, é imprescindível que cada interlocutor busque entendimento sobre o correto funcionamento do processo. Dúvidas mal geridas se tornam em ações mal executadas.

Valorize a cultura corporativa

A cultura organizacional de uma empresa é constituída pelos valores, pela visão e pela missão que os gestores defendem e acreditam. Esse conjunto de princípios deve ser repassado aos colaboradores, independentemente da posição que ocupem dentro da empresa.

Ciente de como funciona a cultura corporativa e tendo acesso a essas informações, todos os funcionários poderão atuar de maneira compatível com ela, permitindo que tudo saia conforme planejado.

Os preceitos da cultura corporativa devem orientar toda a comunicação interna, servindo, inclusive, para conduzir os processos logísticos da empresa.

Para empresas que possuem algum Sistema de Gestão pautado por alguma norma, como por exemplo a ISO ou TS, é essencial que os colaboradores tenham ciência de como é o funcionamento e quais os objetivos com a abrangência de cada Norma. Muitas empresas que conheci, tratavam a norma como uma “obrigação” de atendimento para manter o título como rótulo comercial. Poucas se fazem valer do benefício da Norma que é justamente a de sistematizar e padronizar processos, podendo disseminar de melhor maneira própria cultura da empresa. As Normas são grandes exemplos de sistemas de comunicação que poderiam ser muito bem utilizados pelas empresas para suportar o processo de engajamento e melhoria de seus colaboradores.

Desenvolva uma newsletter virtual

O informativo periódico é um meio de comunicação eficiente, sendo a newsletter um ótimo exemplo de “jornalzinho” do mundo digital. Criando uma newsletter, a empresa interagirá com todos os setores e funcionários, independentemente da atividade que realizem e de sua posição hierárquica.

Uma newsletter serve para enviar mensagens e lembretes e também para passar informações diversas e novidades relacionadas ao mundo corporativo e aos processos logísticos. É uma estratégia para instruir e divertir, além de otimizar o trabalho empresarial.

O “jornalzinho” deve ser periódico e pode ser enviado por meio de e-mail marketing ou intranet, podendo ser acessado tanto de computadores de mesa, quanto de notebooks, tablets e vários outros aparelhos móveis.

Integre as informações aos próprios processos logísticos

Uma das melhores maneiras de otimizar a comunicação e assegurar-se de que a informação está sendo realmente passada ao destinatário (e está sendo transmitida da forma certa) é integrando o fluxo de informações ao próprio processo logístico.

Essa estratégia considera os locais onde se desenvolvem as atividades e o momento em que elas são desenvolvidas. Assim, o funcionário vai ter acesso à informação e consumi-la enquanto desenvolve sua atividade operacional, isto é, no momento em que está envolvido por um processo logístico.

O sistema japonês Kanban, desenvolvido pela Toyota para acelerar a produtividade, pode ser usado nesse sentido. Ele tanto aumenta a produtividade quanto otimiza a comunicação, simplificando as informações e tornando-as acessíveis e úteis aos colaboradores.

Aproveite as diversas ferramentas de comunicação tradicional

Para melhorar o nível de comunicação nos processos logísticos, a empresa poderá ainda investir na diversidade e aproveitar a variedade de recursos disponíveis na área. Isso significa utilizar os meios já tradicionais, que há muitos anos vêm sendo usados em empresas diversas para otimizar a eficiência na comunicação.

Além do “jornalzinho” virtual, os gestores poderão recorrer ao jornal tradicional, impresso em papel. Os murais, os quadros de avisos, os cartazes, as caixas de sugestões, uma rádio corporativa, um telão, um alto-falante integrado são outros meios de comunicação que podem ser usados para favorecer o sistema de comunicação interna de sua empresa.

“A rádio peão” é um grande exemplo de um processo de comunicação, sendo muitas vezes mais eficiente que o próprio sistema da empresa. Então, a comunicação deve ser um processo padronizado, devendo ter metas e objetivos específicos para que haja disciplina no seu cumprimento. Colaboradores bem informados se fazem valer do benefício da informação para justamente potencializar a “Rádio Peão” de forma positiva, evitando informações distorcidas dentro do time de trabalho.

Invista na tecnologia digital

Além dos já consagrados recursos, os gestores devem investir na tecnologia digital para tornar o fluxo de informações mais fluido e eficaz.

Existem diferentes aplicativos que poderão ser usados para facilitar a comunicação nos processos logísticos. São aplicativos utilizados na gestão ou mesmo para bate-papos. O WhatsApp, por exemplo, quando utilizado com moderação e objetivos específicos, pode ser uma ferramenta bastante valiosa para otimizar a comunicação dentro do ambiente corporativo.

Da mesma forma, as redes sociais, principalmente o Facebook, podem ser usadas com essa finalidade, servindo assim para direcionar seu uso para os interesses da empresa. Muitas vezes, os funcionários passam muito tempo nas redes sociais que até se esquecem das atividades que devem desenvolver. Se usadas para fins profissionais, serão mais uma forma de otimizar a comunicação e, ao mesmo tempo, aumentar a produtividade nos processos logísticos.

E, seguindo essa linha de raciocínio, poderão ser usados blogs e sites, plataformas diversas e softwares na nuvem, os telefones celulares e seus similares. Desenvolver uma plataforma virtual exclusiva da empresa é uma boa opção para melhorar a comunicação, principalmente com advento da tecnologia com aplicativos de mobilidade. Uma pergunta para reflexão: sobre o processo de entrega de sua empresa, distribuição, como você evidencia que o material foi entregue para a pessoa correta no horário solicitado? Essa é uma informação importante para o seu negócio?

Gostou deste post? Então aproveite para contar para a gente como está a comunicação pertinente aos processos logísticos dentro de sua empresa e seguir a página da ITS Group no Facebook!

Domênico Meneguzzi
Sem comentários.
Comente