Logística: como reduzir custos em 7 passos

Reduzir os custos é uma tarefa de praticamente qualquer gestor de empresa. Como diria um grande bilionário brasileiro, gastos são como unhas, logo, devem ser cortados periodicamente. O dilema dos profissionais que atuam no dia a dia das organizações, porém, é como realizar a redução de custos sem prejudicar a qualidade do produto ou do serviço nem perder competitividade no mercado. Por isso que em muitos de nossos artigos, buscamos enfatizar sobre a necessidade de colocar energia na identificação de perdas e desperdícios, pois esses agregam qualquer valor ao negócio.

A área de logística, responsável por fazer com que a produção chegue aos locais de consumo, é uma das que mais envolve custos numa empresa e, consequentemente, interfere na produtividade e na lucratividade do negócio. Mesmo assim, ela é de fundamental importância para o êxito do empreendimento, caso contrário, perde-se em vendas, podendo gerar sérias consequências a saúde financeira da empresa.

Veja, em seguida, sete passos como proposta de atividades para redução de determinados custos logísticos.

Revisão do fluxo de caixa

Uma empresa é um organismo vivo, por isso, qualquer alteração em um setor pode ter resultados em diferentes áreas da organização. Dessa maneira, antes de propriamente reduzir os custos, o gestor deve conhecer com clareza quais são os principais gastos do negócio.

Para tanto, ele deve fazer uma criteriosa análise do fluxo de caixa para compreender como é a relação entre entradas e saídas financeiras. Depois de ter todos os valores discriminados, o gestor deve estabelecer um critério de prioridade para cada gasto, por exemplo, essencial, importante e supérfluo.

É bem verdade que a classificação dos gastos, de acordo com os critérios, deve levar em conta não só a visão de dentro da empresa como também a percepção do cliente acerca do produto ou do serviço. Caso contrário, corre-se o risco de cortar um item que é considerado um diferencial pelo consumidor.

Determinados custos são compositores de preço final do produto, o que deve receber mais atenção do gestor, buscando entender o que de fato pode ser considerado como essencial. Itens indiretos, mesmo que mínimos, muitas vezes são desconsiderados na análise, porém torna-se importante analisar o dispêndio total da conta. Entendendo os compromissos financeiros da empresa, pode-se obter com maior rapidez entendimento sobre potenciais pontos de melhoria.

Mapeamento dos processos

A falta de definição, documentação e padronização de processos pode ser a fonte de aumento de custos em qualquer empresa. Se cada pessoa age de um jeito, portanto, sem um método testado e aprovado, as chances de desperdícios e de falhas são maiores.

Se a empresa não tem processos mapeados, é necessário fazer essa identificação, para só depois vir a reduzir os custos. Nessa atividade de mapeamento, é preciso levar em conta as sequências operacionais mais eficientes para evitar gargalos e outros pontos de restrição. Realizando mapeamento e entendimento sobre fluxos de processos, por exemplo, o layout de produção pode ser otimizado para encurtar os fluxos de insumos na empresa, assim como desperdício de tempo em transportes e esperas. Lembre-se, perdas e desperdícios são os principais geradores de custos decorrentes de atividades que não agregam valor algum. É dinheiro jogado literalmente fora!

Os processos devem ser revistos periodicamente, sempre em busca de melhorias, as quais devem ser testadas antes que sejam incorporadas à rotina da organização.

Automação de processos para reduzir os custos

A realização de tarefas manuais é, muitas vezes, a causa do aumento de gastos em muitas empresas. Em certos casos, pequenas pausas entre uma etapa e outra já são suficientes para impactar o custo total de produção e, por consequência, o preço final do produto. Dessa maneira, o negócio perde competitividade e lucratividade.

A vantagem da automatização de processos é que, uma vez acionada uma programação de tarefas, máquinas e softwares dão conta de cumprir o que foi previamente definido dentro das especificações necessárias. Já imaginou ter que fazer a emissão de notas fiscais manuais para milhares de saídas por mês? Nesse e em outros casos, a automatização é indispensável para permitir agilidade ao negócio e para reduzir os custos.

Uso de sistemas tecnológicos

O atual grau de complexidade da economia e da globalização impõe que as empresas estejam adequadas ao ritmo de negócio vigente nos principais mercados internacionais. A demora nos processos e a falta de informações detalhadas significam perda de oportunidades valiosas. A automação de processos, por exemplo, auxilia na atividade de se obter informação sobre o cumprimento de planos em tempo real. Essa agilidade permite ao gestor tomar decisão com a opção de uma análise melhor e mais abrangente. Tempo de análise determinada a qualidade da ação tomada.

Para se adaptar aos novos movimentos econômicos, marcados pela informatização de praticamente todas as áreas produtivas, do agronegócio a serviços, as empresas devem investir em uso de sistemas tecnológicos. Com as ferramentas e os recursos disponibilizados por esses softwares, as organizações podem ter o controle de toda a cadeia produtiva, o que contribui para reduzir os custos, bem como evitar gargalos e outras restrições gerados por trabalhos manuais.

Avaliação de fornecedores

Os fornecedores são um importante integrante da cadeia de suprimentos de um negócio, afinal, provém dessas fontes os insumos necessários para que uma empresa possa desenvolver em plenitude as próprias atividades. Contudo, se não há uma avaliação criteriosa dos fornecedores, por meio de cotações e outros processos de compras, o negócio corre o risco de aumentar o próprio custo de produção e, consequentemente, a competitividade.

É claro que, muitas vezes, o gestor deixa de comparar os preços de muitos fornecedores semelhantes devido à falta de tempo e de estrutura necessária para tal atividade. Entretanto, hoje em dia existem softwares capazes de gerar relatórios automatizados com os melhores fornecedores, com base em critérios previamente estabelecidos (indicadores de performance).

Toda base de suprimento, seja de serviço ou de manufatura, deve ser avaliada. Muito importante reforçar que não somente critérios de entregas devem ser avaliados, mas a situação financeira da empresa, mantendo visitas periódicas para análise mais qualificada, deve ser ação com foco na manutenção de uma base de fornecedores consistentes. Obviamente que essas práticas não necessitam ser mantidas para todos os fornecedores, mas para os principais, para aqueles constantes na relação da curva A e B. Mas não se esqueça de que a falta de um único item, de um parafuso por exemplo, pode comprometer uma boa parcela de vendas da empresa. Por isso, gestores devem ter atenção total ao plano de controle de sua base de suprimentos, analisando não somente a relação curva ABC de fornecedores, mas também efetuando uma análise composta com critérios de riscos para que eventuais problemas de desabastecimentos sejam diagnosticados com determinada antecipação. A informação deve ser muito bem gerida para que possa servir de base consistente para monitoramento da base de suprimentos.

Estratégias de armazenagem e distribuição

Recurso parado, na maior parte dos casos, significa prejuízo, pois a sua capacidade de utilização está sendo mal utilizada, configurando em desperdício. Antes de produzir, a empresa deve programar um eficiente modelo de atendimento e controle dos itens fabricados, sejam em locais próprios ou de terceiros. O gestor deve ter dados confiáveis de vendas, em vários períodos do ano, para poder efetuar o correto Planejamento e Controle da Produção (PCP). Esse tema é de extrema criticidade, pois as despesas decorrentes de operações com armazenagem e distribuição decorrem do modelo que cada empresa possui como ideia de atendimento do mercado.

Na hora de pensar a logística, a empresa deve saber com clareza quais serão os pontos fixos (locais de produção, de armazenagem ou de cross docking) e os fluxos (rotas e modais de transporte), para considerá-los no custo total de produção e no cálculo dos tributos. O estudo aprofundado de todos os fatores que interferem na logística, por exemplo, do caminho utilizado ao tipo de embalagem, pode contribuir para que sejam encontradas melhorias e, com isso, haja redução de custos. O modelo logístico deve ser constituído conforme a política comercial de cada empresa em atender ao mercado, realizando análise de trade off de custos correspondentes a cada modelo específico.

Controle de estoques

O conceito de estoque está ligado ao de armazenagem, mas também possui algumas peculiaridades. Você já deve ter ouvido que não é recomendável deixar capital parado sob a forma de produtos estocados. Porém, a empresa também não pode perder negócios por falta de itens fabricados.

Para não ficar entre um extremo e outro, o gestor deve dimensionar corretamente a produção, de modo a observar as quantidades de estoque mínimo, médio e máximo. Por exemplo: geralmente o pedido a um fornecedor é feito quando atinge-se o estoque médio. O recebimento dos insumos ocorre quando se está perto do estoque mínimo. No cálculo do estoque, as quantidades e o tempo para cada produto podem variar, por isso, é importante contar com o auxílio da tecnologia para monitorar indicadores e traçar as estratégias mais eficientes. Conforme mencionado anteriormente, o modelo de controle de estoques deve respeitar a política comercial da empresa, pois o equilíbrio do negócio deve respeitar como desejo atender o mercado, primeiramente.

Além dos passos que apresentamos no post de hoje, quais outros você acredita serem relevantes para se reduzir os custos logísticos? Deixe sua opinião nos comentários!

Domênico Meneguzzi
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