Finanças corporativas: como otimizar recursos e reduzir gastos?

A gestão financeira é o coração de qualquer empreendimento. Qualquer empresa só consegue exercer bem suas atividades, honrar seus compromissos e ter fôlego para expandir se suas finanças corporativas estiverem em ordem.

Se você é empreendedor, provavelmente já percebeu como isso é verdade: ao cuidar bem do dinheiro do seu negócio, você contribui para mantê-lo sempre operando de forma sustentável e lucrativa — ou seja, pronto para enfrentar os desafios do mercado.

Por isso, é fundamental que todo gestor tenha capacidade para planejar financeiramente todas as atividades de uma empresa, além de controlar e executar as ações a serem tomadas para melhorá-lo.

Se você ainda não sabe ao certo aplicar a gestão financeira em seu negócio, não se preocupe: apresentaremos neste artigo as melhores dicas de como administrá-las corretamente.

Mostraremos, entre outras coisas, como administrar eficientemente os recursos da sua empresa, com práticas que otimizam processos e reduzem custos, melhorando, assim, a saúde financeira do seu caixa.

Além disso, abordaremos também a importância de ter ferramentas de gestão para controlar o orçamento e monitorar sua capacidade financeira — o que favorece a tomada de decisões e o investimento em projetos que, de fato, ajudarão a empresa a crescer. Ficou interessando?

Confira!

Finanças corporativas: o que são?

As finanças corporativas podem ser consideradas como o “sangue” de qualquer negócio. Elas são o conjunto de recursos disponíveis para as atividades de uma empresa — compras, pagamentos, financiamentos, investimentos, empréstimos, manutenção, entre outros.

Logo, será através do bom estado de suas finanças que os recursos e o dinheiro circularão por todas as áreas da empresa, possibilitando seu funcionamento de forma correta, sistêmica e sinérgica.

Sendo assim, fica clara a importância de manter a organização financeira em dia. Seja controlando gastos desnecessários, monitorando compras e aquisições, liberando créditos para clientes, acompanhando o fluxo de vendas, cuidando da movimentação do caixa, analisando e investindo recursos.

A administração financeira será a responsável por manter a viabilidade da empresa como um todo. Entre outras coisas, uma correta gestão das finanças corporativas permite:

  • Saber se a empresa está tendo lucro ou prejuízo em suas atividades operacionais, por meio da análise sobre o demonstrativo de resultados;
  • Conhecer os dados atualizados sobre o saldo do caixa, estoques das mercadorias, valor das contas a receber e das contas a pagar, volume das despesas fixas e variáveis, através do registro contábil de todas as transações realizadas na empresa;
  • Calcular a precificação de seus produtos, ao conhecer detalhadamente os custos, despesas e margens de lucro do negócio;
  • Monitorar o volume e a origem do dinheiro que circula pela empresa, através do controle diário do fluxo de caixa;
  • Saber qual é valor real da empresa, através da elaboração de seu balanço patrimonial;
  • Administrar o capital de giro, ao conhecer o ciclo financeiro e operacional da empresa.

Este conjunto de ações, se bem aplicado, terá sempre o mesmo resultado: o aumento da lucratividade da empresa, maximizando seu desempenho, minimizando os gastos e fazendo o negócio operar da forma mais eficiente.

Como otimizar os processos internos para ter mais economia?

O que mantém uma empresa viva e competitiva no mercado é a forma como ela é organizada internamente — seja controlando os custos de suas atividades, não desperdiçando recursos ou trabalhando para aumentar a própria rentabilidade.

Infelizmente, muitos empresários ainda encaram esse tema como uma atividade secundária, de menor importância para o negócio. Ao deixar de avaliar e otimizar seus processos internos, a empresa perde cada vez mais eficiência, tornando-se menos competitiva, perdendo produtividade e aumentando seu risco de falência.

Por isso, é essencial que todo gestor saiba utilizar a gestão financeira a seu favor — principalmente por meio das ferramentas contábeis que informam como está situação financeira e o desempenho da empresa. São elas:

1. Balanço Patrimonial

O balanço patrimonial é o levantamento de tudo o que a empresa possui. Nele, constam todos direitos, bens, obrigações e aportes financeiros realizados na empresa — dinheiro em caixa, contas a receber, estoque, imóveis, entre outros. Ele também contabiliza, por outro lado, tudo aquilo que a empresa deve a terceiros, como obrigações, contas a pagar e dívidas.

Ao confrontar as duas partes, o balanço patrimonial informa qual é o real valor da empresa, o seu “patrimônio líquido”. Ou seja, pode se dizer que o balanço patrimonial funciona como se fosse um “retrato” da empresa em um determinado momento.

Por meio dele é possível analisar, em detalhes, como está a situação contábil, financeira e econômica do negócio durante um período específico. São três os elementos que compõem um balanço patrimonial:

Ativos

São os recursos, bens e direitos de propriedade da empresa. É todo aquele patrimônio que ela possui no momento, ou que seja capaz de gerar fluxo de caixa e benefícios para a empresa no futuro. Eles se dividem em duas categorias:

  • Ativo circulante: são os bens e recursos da empresa que podem ser transformados facilmente em dinheiro no curto prazo (ou seja, em menos de um ano).

Alguns exemplos são: dinheiro em caixa, dinheiro em conta corrente, depósitos bancários, aplicações financeiras, contas a receber no curto prazo, títulos, estoques, despesas antecipadas, mercadorias, produtos, matérias-primas.

  • Ativo não circulante: são os recursos da empresa com perfil mais duradouro, que possuem natureza fixa, intransferível, ou que só serão convertidos em dinheiro em um prazo maior que um ano.

Nesta categoria incluem-se os bens realizáveis a longo prazo (contas a receber no longo prazo, estoques futuros, despesas, investimentos), os bens físicos (terrenos, imóveis, equipamentos, mobiliário, veículos) e o patrimônio intangível da empresa (patentes, marcas, direitos autorais, tecnologias, entre outros).

Passivo

São os recursos e valores referentes às obrigações da empresa com outras empresas, governos ou pessoas físicas. É tudo aquilo que o negócio precisa para pagar a terceiros, e que em algum momento representará uma diminuição em seu patrimônio.

Alguns exemplos são: contas a pagar, dívidas, taxas, impostos em atraso, juros sobre recursos de terceiros, hipotecas, obrigações judiciais, salários em atraso, despesas contratuais.

Assim como o ativo, o passivo se divide em duas categorias:

  • Passivo circulante: são as obrigações que a empresa tem que pagar em até 360 dias (um ano) a partir da data presente.
  • Passivo não circulante: são as dívidas e obrigações com vencimento maior do que um ano.

Patrimônio Líquido:

É composto pela diferença do total de Ativos e o total de Passivos da empresa. Ao subtrair o que a empresa deve de tudo que ela tem como patrimônio, encontramos o seu verdadeiro valor. O patrimônio líquido é o capital que a empresa efetivamente tem — seja disponível em caixa, em estoques, em imóveis, bens, entre outros.

2. Demonstrativo de Resultados do Exercício

O DRE, Demonstrativo do Resultado do Exercício, é um tipo de análise contábil que evidencia como foi um período — ou seja, mostrando se houve lucro ou prejuízo — ao comparar as receitas obtidas pela empresa em um período com seus custos e despesas.

Os valores revelados pelo DRE ajudam os gestores a ter uma visão mais realista sobre a atividade da empresa em si. O DRE avalia o volume das vendas, as despesas fixas e as variáveis que a empresa teve em suas operações para, no final, informar como anda a rentabilidade do negócio.

Será com base nas informações do DRE que o gestor decidirá quais ações devem ser tomadas quanto às finanças, levando-os a fazer provisões mais sensatas e mostrando, por exemplo, se existe viabilidade econômica para determinados investimentos.

Como fazer um DRE?

  1. Na primeira linha de um DRE, contabilizamos o valor de tudo que a empresa faturou durante o período analisado. Essa será a Receita Bruta de Vendas da empresa.
  2. Dessa receita subtraímos as devoluções, os descontos e abatimentos concedidos aos clientes e os impostos sobre as vendas. O valor resultante será a Receita Líquida de Vendas da empresa.
  3. A partir desse valor líquido, descontamos o custo total das mercadorias e dos serviços vendidos, e chegamos ao Lucro Bruto durante o período.
  4. Do lucro bruto subtraímos todas as despesas que a empresa teve, como gastos financeiros, operacionais, e administrativos. Com isso, chega-se ao Lucro Operacional Líquido.
  5. A partir desse valor serão deduzidos/acrescentados os resultados operacionais, como ganhos ou despesas financeiras, e também os impostos e tributos cobrados sobre a operação da empresa.
  6. Como resultado, chegamos finalmente ao Lucro Líquido do Exercício (LLE), valor final de todo DRE e que mostra quanto, de fato, a empresa lucrou (ou teve de prejuízo, em caso de valores negativos) durante o período analisado.

3. Análise de fluxo de caixa

O Fluxo de Caixa é uma ferramenta de gestão que monitora e registra as movimentações financeiras de uma empresa durante um determinado período. Por meio da gestão de fluxo de caixa a empresa conseguirá:

  • Fechar os dados de entradas e saídas de dinheiro;
  • Consolidar e conciliar diariamente a situação bancária;
  • Elaborar e ajustar de projeções futuras de entrada e saída de caixa;
  • Realizar simulações e cenários da situação do fluxo de caixa;
  • Prever a necessidade de aplicação ou captação de recursos.

Ou seja, se a empresa quer começar a ter resultados mais favoráveis, ela precisa controlar rigorosamente todas as movimentações de dinheiro. Quando o fluxo de caixa não é administrado corretamente, a tendência é que as finanças se descontrolem, impedindo que a empresa mensure com clareza seus verdadeiros gastos e ganhos.

Por ser um instrumento de gestão de extrema importância nas operações da empresa, recomenda-se que a análise de fluxo de caixa seja feita diariamente, ou até mesmo imediatamente o registro de qualquer movimentação financeira que aconteça na empresa – seja de entrada ou saída de dinheiro.

Veja 5 despesas que você pode reduzir na sua empresa

Em tempos de incerteza econômica, alta competitividade e margens cada vez menores, buscar constantemente a redução de gastos em sua empresa é mais do que importante. Se uma empresa não gerencia bem como gasta seu dinheiro, sua margem de lucro diminui e a chance de perdas e prejuízos aumenta.

Existem várias maneiras de reduzir as despesas de uma empresa. Desde a economia e o uso inteligente dos materiais do escritório, passando pela conscientização no consumo da energia até o planejamento de estoques e tributos a serem pagos: todos são exemplos de boas práticas para otimizar os gastos de e aliviar o orçamento.

Confira os principais:

1. Escolha do regime de tributação

Um dos principais recursos para reduzir os gastos da empresa é escolher o melhor sistema de cálculo de impostos. Uma boa gestão de custos começa ao enquadrar a empresa no regime tributário mais barato, ou que traga mais benefícios para ela.

Optar pela alternativa errada nesse momento pode prejudicar bastante o caixa da empresa — pois pode ocorrer o pagamento de tributos em um valor maior do que o necessário. São três as alternativas para os empresários brasileiros — sem contar o MEI (Microempreendedor Individual), que atende profissionais autônomos e que faturem menos de R$ 60 mil por ano.

Conheça como cada uma funciona:

1. Simples Nacional

Criado em 2006 para simplificar o pagamento de tributos, o Simples Nacional reúne todos os tributos em uma única guia denominada Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).

Podem ser enquadrados no Simples as empresas que forem:

  • Microempresa (ME): com receita bruta anual igual ou menor que R$ 360 mil;
  • Pequena Empresa (PE): com receita bruta anual entre R$ 360 mil e R$ 3,6 milhões.

2. Lucro Presumido

Para as empresas que adotarem o regime do Lucro Presumido, o Imposto de Renda e a Contribuição Social sobre o Lucro têm por base uma margem de lucro pré-fixada pela lei.

Ou seja, mesmo que a empresa tenha obtido uma margem de lucro maior, a tributação recairá apenas sobre essa margem “presumida”, que é estimada e tabelada pela Receita Federal. As margens podem ser de 8%, 16% ou 32%, dependendo do ramo de atividade da empresa.

3. Lucro Real

Empresas que adotam o Lucro Real devem manter ótimos controles gerenciais, pois o cálculo dos impostos é feito de acordo com a apuração contábil/fiscal. Algumas empresas só podem optar pelo regime de Lucro Real — seja por causa da atividade econômica que exercem ou por possuírem receita bruta superior a R$ 78 milhões. Se a sua margem de lucro é pequena, este regime pode ser o ideal.

Como escolher o melhor regime tributário?

Essa decisão deve ser tomada com base na estimativa de faturamento e lucro do negócio, na sua área de atuação e com o conhecimento da legislação fiscal vigente no momento. Uma dica é simular o quanto se pagaria de imposto em cada modalidade, para assim encontrar a alternativa mais adequada.

2. Planejamento de estoque

O controle e o planejamento de estoque é um processo tão importante quanto a própria gestão financeira. Um estoque normalmente corresponde a boa parte dos recursos da empresa — pois, obviamente, a principal fonte de renda de um negócio vem da venda de seus produtos.

Logo, se um estoque não for bem planejado para atender o fluxo de vendas, a empresa jogará fora todo o seu trabalho, passando a ter prejuízo em vez de gerar lucros. Para organizar um estoque da melhor forma, o gestor deve focar nas seguintes práticas:

Fazer inventários periódicos

Os inventários são responsáveis por oferecer um controle apurado sobre os produtos contidos no estoque. Através dele será possível saber quantas mercadorias estão no estoque, quais estão dentro do prazo de validade, quais foram possivelmente furtadas e qual o melhor período para renovação. Essas informações são de extrema importância para quem deseja reduzir as perdas financeiras e otimizar sua gestão de estoque.

Alinhar o fluxo de vendas com o volume de estoque

Se você é empresário, já deve ter percebido que estoque “parado” é sinônimo de dinheiro parado. Para um controle efetivo, é indispensável que o seu estoque físico, juntamente com sua logística, esteja adequado ao ritmo de vendas da empresa. A dinâmica de seu negócio precisa estar integrada à disponibilidade produtos, de modo que não sobrem e nem faltem mercadorias para vender.

Automatize os processos de estoque

Para fazer um bom controle de estoque é necessário usar a tecnologia a seu favor. Hoje existem boas opções de sistemas de gestão de estoques, atendendo aos mais diferentes perfis de empresa — sendo ela de pequeno, médio ou grande porte.

Quando o controle é realizado de maneira automatizada, fica muito mais fácil fazer inventários, pedidos de reposição, avaliar o que é necessário comprar e saber se algum produto está próximo do vencimento.

3. Telefonia e Internet

A internet e o telefone são, atualmente, duas ferramentas indispensáveis para toda empresa. Seja para realizar vendas, manter o contato com clientes, fornecedores e com tudo o que acontece no próprio mercado.

Esses são serviços essenciais, que movimentam muito dinheiro — e, por isso, as operadoras tanto de internet quanto de telefonia têm bastante interesse em atender empresas. No entanto, antes de fazer sua escolha, é necessário saber qual é realmente a necessidade: se você realiza mais ligações para fixos ou móveis, se são chamadas locais ou interurbanas, entre outras coisas. O mesmo vale para a velocidade da internet.

Feito isso, parta em busca do serviço mais adequado para a sua empresa. É possível economizar ao optar pela compra de pacotes fechados, contratando telefonia e internet da mesma empresa. Dê preferência a planos corporativos, faça orçamentos e não se esqueça de sempre usar o mercado ao seu favor, negociando de forma que uma companhia tente cobrir a oferta da outra.

4. Água

A economia de água também é um fator de muita importância dentro das empresas — tanto em questões financeiras como em questões ambientais. Uma empresa bem administrada deve sempre se preocupar com seu consumo de água, verificando sempre se ela está sendo consumida de forma responsável e trabalhando para evitar desperdícios.

Algumas medidas para reduzir os gastos com água em sua empresa são:

  • Dar preferência a equipamentos mais econômicos e que façam o reaproveitamento de água;
  • Diminuir o uso de bebedouros e estimular o uso de garrafinhas e squeezes;
  • Instalar torneiras e descargas com baixo consumo de água e acionamento automático;
  • Trocar descargas com válvulas por descargas acopladas com caixa, pois essas consomem menos água;

Porém, essa preocupação não pode ficar apenas entre os gestores da empresa: é importante conscientizar os funcionários sobre a importância da economia de água e estimulá-los a adotar as práticas que reduzam o consumo de água diariamente na empresa.

5. Energia elétrica

O uso indiscriminado da energia elétrica é outro motivo de dor de cabeça no controle de custos da maioria das empresas. O ar-condicionado é um dos vilões no consumo de energia — logo, ele deve ser usado com moderação. Mantenha as janelas abertas pela manhã e evite o uso desnecessário do ar quando a temperatura estiver mais amena.

Aproveitar a iluminação natural e manter lâmpadas de salas vazias apagadas são boas formas de começar a economizar. Outra maneira é desligar as luzes e os demais aparelhos elétricos durante os horários de almoço e a noite. Lembre-se de não deixar os equipamentos em stand-by, pois eles continuam a consumir energia.

O que são as ferramentas de gestão e como elas são úteis no dia a dia?

Infelizmente, muitos pequenos empreendedores não possuem uma metodologia confiável para realizar o a administração de seus negócios. Com a evolução da tecnologia, porém, ficou mais fácil implementar um sistema de gestão em sua empresa, a fim de melhorar determinados processos, reduzir custos e monitorar todas as atividades do empreendimento de forma prática e precisa.

Por meio de um software de gestão integrada, é possível reunir todas as informações relevantes de uma empresa dentro de um único sistema de controle. A automação que esses programas oferecem permitem a integração entre todas as áreas do negócio.

Uma venda lançada no setor comercial, por exemplo, já é registrada automaticamente no fluxo de caixa financeiro do software. Essa sincronia facilita o controle financeiro e agiliza o trabalho do gestor — quanto mais rápido for o processamento da informação, melhores serão as decisões que ele tomará.

Conclusão

A falta de uma boa gestão financeira é um dos fatores que mais contribuem para o insucesso das pequenas e médias empresas, chegando a levar muitas delas à falência. Não ter um bom controle sobre suas finanças corporativas e nem utilizar técnicas para controlar seus gastos e aumentar a produtividade geral do negócio são erros que só prejudicam a empresa.

Por outro lado, uma boa iniciativa de gestão tem o poder de alavancar os resultados e garantir que a empresa possa crescer de forma sustentável, preparando o terreno para que isso aconteça com tranquilidade. Ter uma boa gestão financeira é uma das melhores formas de garantir a sobrevivência e os lucros de seu empreendimento.

Estabelecer uma administração eficiente das suas finanças corporativas requer alguns cuidados, mas não é uma tarefa tão difícil quanto parece à primeira vista. Portanto, se você quer saber mais sobre o assunto, não perca tempo: assine nossa newsletter e receba nossos conteúdos sobre gestão financeira diretamente em seu e-mail!

Sergio Valerio
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