Como o dashboard facilita a análise de dados e tomada de decisão?

No artigo anterior, apresentamos o dashboard e suas principais funcionalidades. Retomamos o assunto com objetivo de “refinar” o modo de utilização dessa importante ferramenta para gestão de qualquer negócio.

A cada escolha, fazemos também uma renúncia. Esse é o peso de cada uma das decisões que tomamos. Sempre que escolhemos um caminho, estamos fechando as portas para uma série de outras oportunidades que também poderiam ser aproveitadas. Será que fizemos o melhor? Como seria se fosse diferente? Essas são algumas das indagações que costumamos ter.

Deixando de lado um pouco as questões filosóficas e voltando para o mundo empresarial, as decisões tomadas pelos empreendedores definitivamente podem mudar o rumo da empresa. Se forem certas, ótimo, mas se forem erradas, podem significar o fracasso do negócio — principalmente quando consideramos o delicado momento em que vivemos no país.

Empreender é um risco e o gestor sempre estará sujeito a ganhar ou perder. Isso não quer dizer que ele deve ficar de braços cruzados diante dessa situação. É possível, sim, reduzir esses riscos e trabalhar em um ambiente muito mais seguro. A solução? Coletar informações constantemente para realizar uma gestão pautada na análise de dados.

Existem muitas ferramentas que podem auxiliar o gestor a padronizar, coordenar, armazenar e verificar dados. Uma delas é o dashboard, aqueles famosos painéis de controle que ajudam a administrar todo tipo de informação sobre os seus projetos e a sua empresa conforme vimos no artigo anterior. No post de hoje, você vai conferir como ele pode ajudá-lo a tomar decisões e analisar dados com muito mais facilidade.

Confira tudo o que você precisa saber sobre o assunto logo a seguir!

Reduza os riscos do empreendimento

O primeiro grande benefício do dashboard, como vimos na nossa introdução, é o fato de que você reduz os riscos do negócio. Como? É simples. O que define o sucesso da empresa são suas decisões, certo? Para tomar boas decisões, você precisa de informações relevantes e confiáveis. Afinal, operar no “achismo” é um dos maiores riscos para o negócio, ou melhor, como definimos anteriormente, tomar decisão sem informação é aceitar que o “risco” seja o seu maior sócio no negócio.

Com o dashboard, todos os dados gerados pela organização são devidamente ordenados e, dessa forma, você tem acesso mais rápido às informações de que precisa. O gestor ganha não só em agilidade, mas também em confiabilidade, pois tudo o que ele deve saber estará armazenado e ele poderá dizer adeus à bola de cristal. Essa é a chave para uma análise de dados eficiente.

Implemente uma construção colaborativa

O dashboard pode ser uma ferramenta colaborativa, principalmente quando o gestor utiliza softwares que realizem essa tarefa. Hoje, existem ferramentas que permitem o controle de acesso aos dados, o que facilita muito a vida do gestor: os gerentes, os supervisores e os colaboradores podem ter acesso sempre que precisarem.

Com o dashboard, é possível publicizar todo o desenvolvimento dos projetos. Além disso, os próprios colaboradores podem fazer atualizações, se tiverem permissão para isso. Ou seja, no final, temos um reforço da colaboração e da comunicação da equipe, o que é fundamental para manter todo o time mais coeso e harmônico.

Otimize o tempo e os recursos do seu negócio

Tempo é dinheiro. Todo empreendedor já ouviu essa frase e sabe muito bem disso. É preciso otimizar sempre os recursos e o tempo para garantir uma empresa sustentável, principalmente em um ambiente de crise. O dashboard é uma ferramenta que permite fazer a análise de dados de maneira muito mais rápida, o que é essencial para agilizar a tomada de decisão.

Tarefas como a atualização de planilhas, a elaboração de relatórios ou quaisquer outras que dependam de informação para serem realizadas, tanto manuais quanto complexas, têm o seu tempo reduzido. Isso significa mais produtividade para o seu negócio em todos os níveis da organização, do operacional ao estratégico.

Realize um Diagnóstico objetivo de seu negócio

Como vimos, muitas atividades podem e devem ser melhoradas.Existem muitas ferramentas da Qualidade que possibilitam as empresas identificarem oportunidades de melhorias para que possam constituir um Business Plan bem orientado, objetivo e assertivo para alavancarem resultados mais expressivos. Entre uma Matriz SWOT, que busca avaliar o ambiente externo e interno da empresa, a uma Matriz A3 que objetiva auxiliar na identificação de causas raízes e oportunidades de melhorias, o mais importante é a empresa constituir um plano específico para que métricas e ações sejam estabelecidas como base de informação para constituição do dashboard.

Existe um processo bem específico para que o seu negócio tenha sustentabilidade: fazer o cliente satisfeito para que ele seja contínuo, saber quais resultados deseja para o seu negócio, saber como atingi-los e manter medição dos mesmos. As ferramentas e soluções precisam ser aplicadas para que um Plano Estratégico (Business Plan) seja bem objetivo e bem gerido.

Faça uma avaliação do seu histórico

Outro grande benefício do dashboard é o fato de que o gestor pode fazer uma avaliação de todo o histórico de resultados da empresa, encontrando pontos positivos e negativos. Além disso, pode descobrir informações minuciosas, como momentos de sazonalidade, o rendimento dos colaboradores ao longo do tempo e até o dispêndio de recursos financeiros.

Claro que essa avaliação do histórico também é fundamental para melhorarmos a análise de dados e o planejamento estratégico do negócio, afinal, a empresa pode contar uma história completa de tudo o que se passou com o passar do tempo. Além disso, com esse tipo de informação também é possível identificar e reduzir gargalos.

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Priorize o que realmente é importante

Por fim, depois de ler o nosso texto não fica difícil perceber que o dashboard auxilia muito na gestão do tempo, certo? E a melhoria da gestão nessa área significa uma mudança de paradigma na tomada de decisão da empresa.

Você já parou para pensar quantas vezes a tarefa mais banal do mundo se tornou a mais importante em algum momento do seu negócio,  simplesmente por falta de administração? Sim, isso ocorre quando uma tarefa se torna urgente desnecessariamente. Urgência e importância são duas coisas diferentes. A primeira está relacionada ao prazo e a segunda ao valor que pode ser gerado com a tarefa.

O grande segredo de uma boa administração é reduzir as tarefas urgentes ao máximo, priorizando sempre as mais importantes. É claro que, com o dashboard, é possível não só administrar melhor o tempo, mas também priorizar tudo o que é relevante para os seus projetos.

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Domênico Meneguzzi
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