7 erros de gerenciamento de estoques que sua empresa não pode cometer

Manter o nível ideal do inventário é uma tarefa que requer atenção constante e ações diárias para alcançar condições ótimas. Não é fácil, mas os resultados medidos pela satisfação dos clientes, aumento de vendas, redução de custos e, consequentemente, maiores lucros, compensam o esforço.

Quando se trata de gerenciamento de estoques, cada empresa enfrenta seus próprios desafios, de acordo com seu perfil de negócios, e costuma adotar métodos próprios para lidar com eles. No entanto, há erros comuns e frequentes que precisam ser evitados para que não levem ao comprometimento da saúde financeira do empreendimento.

Para que você, como gestor, não persista nesses erros recorrentes, preparamos este post. Acompanhe:

Gestão da demanda ineficiente

É fundamental ter clareza sobre o estoque necessário a ser mantido para atender a demanda de sua clientela. A falha nessa previsão leva ao risco de se comprar a mais ou a menos, e ambas as situações são prejudiciais.

Uma conferência periódica dos itens em estoque vai mostrar que produtos têm maior ou menor saída e servir de base para determinar as futuras aquisições de produtos.

Hoje em dia, há ferramentas tecnológicas de apoio  para gerenciamento de estoques, pois torna-se imprescindível ter informação acurada para uma tomada de decisão mais assertiva. Sem informação não há decisão. O investimento em um bom software de gestão levará a coleta de dados precisos para uma previsão de demanda mais segura.

Manter estoque em excesso

O erro 1 leva ao erro 2. Falha na previsão da demanda pode levar ao excesso de itens em estoque, que é um dos erros mais comuns cometidos por gestores. Grandes empresas atacadistas costumam cair nessa armadilha, ao fazer grandes compras de um só produto para aproveitar os descontos oferecidos. Estoque em excesso implica em custos de armazenamento, risco de depreciação das mercadorias e significa dinheiro parado.

Reduzir os níveis de inventário faz com que sua cadeia de suprimentos fique mais enxuta, reduzindo desperdícios e gerando condições para que o dinheiro que ficaria parado no estoque, seja investido em outro tipo de iniciativa que traga retorno para a empresa. Quanto àquelas ofertas de descontos irrecusáveis para compras em grande quantidade, vale a pena negociar com os fornecedores e pedir para programar entregas periódicas de quantidades menores, conforme sua necessidade.

Não garantir produto disponível para o cliente

Por outro lado, ainda como consequência de uma gestão ineficiente da demanda, a falta de previsão adequada, a falta de produtos no estoque afeta diretamente as vendas e prejudica a imagem da empresa, o que faz com que a falta venha a ser até mais grave do que o excesso.  Se o cliente procura um produto, ele espera disponibilidade imediata e, se não for atendido, isso pode ser um incentivo para que ele migre para a concorrência.

Para evitar a escassez de itens, é preciso conhecer bem a rotatividade de cada produto para manter o nível ideal de seu estoque.

Não fazer conferências periódicas, ou seja, não adotar contagens cíclicas

Muitas empresas fecham as portas por um dia para fazer a conferência do estoque, o que significa prejuízo. Pior ainda em grandes empresas que possuem grande quantidade de itens armazenados, em que a conferência pode exigir semanas de trabalho repetitivo e monótono. O inventário geral é uma atividade importante para melhor gestão de estoques, mas principalmente para quando o nível de acuracidade de estoque é muito baixo.

Esse método é ultrapassado e improdutivo. É melhor programar conferências regulares e mais frequentes (contagens cíclicas) para evitar que a empresa tenha que parar e perder negócios.

Aqui, a solução passa, novamente, pela tecnologia. Um software confiável de gerenciamento de estoques, juntamente com processos e sistemática bem definidos, irão produzir informações confiáveis, agilizando o trabalho, prevenindo erros e poupando tempo — o que se transforma em lucratividade.

Não oferecer treinamento adequado

Toda empresa enfrenta desafios, como os altos e baixos nas vendas, e nenhum negócio deve abrir mão das estratégias de gerenciamento de estoques, que exige competências específicas. Se você delega a tarefa para empregados sem treinamento adequado, pode estar abrindo caminho para perdas e prejuízos.

Essa é uma função que exige habilidades profissionais e não deve ser exercida por pessoal sem qualificação. Afinal, mais do que simplesmente fazer compras, gerenciar eficientemente um estoque envolve planejamento estratégico para otimizar resultados.

A solução para evitar esse erro é óbvia: reconheça que gerenciamento de estoques requer treinamento e contrate ou treine seu pessoal de acordo com a importância da função. Quando possível, centralize a tarefa, delegando a responsabilidade a uma equipe fixa.

Isso ajuda a aprimorar a padronização de processos, o que torna o estoque mais visível e facilita o gerenciamento.  Afinal, seu inventário envolve altos recursos investidos e não pode ser negligenciado.

Agarrar-se a processos ultrapassados

Com tantos recursos tecnológicos disponíveis hoje em dia, o apego a planilhas, livros de anotações e relatórios em papel não se justifica. Manter processos baseados em papel pode parecer mais simples para quem resiste à tecnologia, mas o efeito pode ser desastroso.

A equipe e o gestor vão se atolar em trabalho, os processos serão mais vulneráveis e sujeitos a erros, extravios e itens estocados fora do lugar, gerando dados inconsistentes que levam a compras desnecessárias ou insuficientes.

A transição para informação e transmissão digital de dados vai gerar eficiência. Nem é preciso investir em um software caro e muito complicado que pode acabar sendo subutilizado.

Há grande oferta de aplicativos simples e eficientes, incluindo as soluções em nuvem, e qualquer um deles será útil para eliminar processos obsoletos baseados em documentos físicos impressos. A empresa economiza e ainda beneficia o meio ambiente, ao reduzir o consumo de papel.

Negligenciar a salubridade e a segurança das instalações físicas

Mesmo instalações limpas e bem organizadas podem não ser totalmente seguras. O gerenciamento das condições de saúde e segurança em um depósito de materiais inclui a identificação e a vigilância de aspectos que possam colocar em risco a segurança de pessoas e de materiais estocados.

Ainda assim, as medidas de segurança são frequentemente negligenciadas em grandes depósitos e centros de distribuição. O problema é que, desde que não há acidentes envolvendo empregados, é fácil acreditar na falsa impressão de que o ambiente é seguro.

Depósitos, almoxarifados e galpões de armazenagem são ambientes potencialmente perigosos, pois são operados por equipamentos que podem causar sérios acidentes, como empilhadeiras, rebocadores, guinchos e outros.

Muitas vezes o ambiente não é bem ventilado e apresenta condições insalubres para o trabalho e más condições de armazenamento de produtos, além de potencializar o risco de incêndios.

Um eficiente gerenciamento de estoques precisa cuidar também da segurança do local, seguindo à risca as recomendações e normas de segurança. Além disso, reportar acidentes e perdas, analisar as causas e traçar estratégias para eliminar riscos para a saúde dos empregados e  reduzir os custos com perdas materiais são parte importante do trabalho do gestor.

Trabalhar com eficiência para manter o estoque em níveis e condições ideais significa focar na redução e controle de desperdícios, gerando lucro para a empresa. Talvez o erro mais grave, além dos que mencionamos, seja a relutância em dirigir o planejamento do inventário com uma abordagem estratégica e global.

Se sua empresa está apagando incêndios a cada dia, na luta para atender as demandas da clientela, então você já está tendo prejuízos. A condução dos negócios, atualmente, requer flexibilidade e prontidão nas respostas. E esses dois atributos, além da redução de custos, serão os maiores benefícios advindos de um bom gerenciamento de estoques.

Gostou deste post sobre gerenciamento de estoques? Confira também o post “Sete pontos críticos na Gestão do Transporte de Cargas“.

Domênico Meneguzzi
Sem comentários.
Comente