5 dicas para reduzir a morosidade e otimizar processos de RH

Por mais que as empresas invistam para deixar seus procedimentos mais objetivos e efetivos, sempre há alguma ação capaz de reduzir a morosidade e otimizar os processos de RH. São reuniões e mais reuniões, visita de consultores e treinamentos externos que mostram que esse é o caminho mais adequado para quem quer lucrar mais com menor dispêndio de tempo e dinheiro.

O fato é que esse não é um processo simples. Quando a atividade envolve a contratação e manutenção de serviços ligados a pessoas, essa dificuldade é ainda maior. O gestor de RH precisa estar atento a diversas variáveis que demonstram que algo nos processos não vai bem. A efetividade das ações, o tempo na execução, a qualidade das entregas: tudo precisa ser permanentemente avaliado.

Processos seletivos, rotinas fiscais que envolvem cálculo da folha de pagamento, questões que incluem rotinas jurídicas trabalhistas, cálculo de salário, desconto de benefícios e contribuições sindicais. É preciso deixar cada etapa mais clara e sucinta com o passar dos anos. Os documentos são muitos, as especificidades são várias, se o trabalho não for desenvolvido de forma organizada e precisa, as dificuldades serão muitas.

A rotina do RH deve ser verificada constantemente por meio de indicadores. Eles são capazes de mostrar de forma objetiva o quanto um processo está sendo ou não eficaz. A morosidade nos processos muitas vezes é um sinal de que é possível otimizar alguma tarefa ou procedimento específico.

É preciso estar atento a esses sinais e agir logo para que o problema da morosidade não provoque perdas financeiras mais graves. O grande segredo para otimizar processos é deixá-los cada vez mais simples. É preciso esquecer o mito de que uma rotina complexa é que funciona. Confira 5 dicas para reduzir a morosidade e otimizar processos em RH.

1. Identifique e caracterize seus processos

Você sabe exatamente quais são os processos do seu setor? É preciso ter todos eles identificados adequadamente. O gestor deve saber com clareza quais são os processos críticos da área. É importante caracterizá-los para perceber quais deles demandam mais pessoal ou mais tempo, quais representam maior ganho para o setor e, consequentemente, requerem maior atenção.

Quando os processos não são bem mapeados, os próprios colaboradores podem se perder e ter dúvidas sobre o que priorizar em caso de urgência. Eles precisam saber quanto de seu tempo cada projeto vai tomar na rotina por dia e que entregas eles precisam fazer com seus devidos prazos. Funcionário em dúvida é tempo perdido e uma porta aberta ao erro. Esclareça todos os pontos.

2. Planeje e acompanhe a sua rota

Um processo não pode ser conduzido da forma correta se ele não for bem planejado. Antes de ele começar a ser executado, o planejamento precisa ser feito de forma detalhada e criteriosa. Tenha claro qual é o objetivo do processo, quais são os atores envolvidos, que variáveis ele envolve, qual é o tempo total para o processo ser executado de forma completa, quais são os pontos críticos presentes e que medidas podem amenizá-los ou tratá-los.

Um bom planejamento deve incluir um tempo para o processo funcionar em modo “piloto”. Isso facilita a correção de pequenas falhas antes de o processo funcionar efetivamente. Envolva todos os atores nesse teste, avalie-o com o olhar do usuário e tente ter a percepção de alguém que não esteja diretamente envolvido com ele. O olhar de fora sempre acrescenta. Acompanhar cada passo da rota também é importante para fazer ajustes específicos.

3. Capacite a sua equipe com frequência

Para reduzir a morosidade e otimizar os processos do RH, seu time precisa estar muito bem capacitado. Com a correria do dia a dia, a equipe tende a ficar envolvida com a rotina e perder a percepção sobre o que poderia ser melhorado. Com treinamentos frequentes, essa capacidade vai sendo permanentemente desenvolvida.

Os treinamentos ajudam a aguçar o olhar da equipe para perceber quando um processo não está caminhando como deveria. Além disso, eles mostram o que deve ser feito e como. A capacitação constante orienta a equipe sobre novas metodologias e ferramentas de gestão que podem deixar os processos mais enxutos.

4. Fique atento às tendências

O que as gigantes do seu setor estão fazendo para inovar e tornar os processos mais inteligentes? É preciso estar atento às tendências do mercado. O setor de RH envolve muitas rotinas de naturezas diferentes. Esteja aberto ao que a concorrência está fazendo para se tornar mais competitiva. Se há soluções que podem auxiliar a sua empresa, pesquise sobre elas e não tenha medo de implementá-las.

terceirização de alguns serviços tem sido um caminho escolhido por grandes empresas. Aquilo que não é estratégico ou que a sua empresa não tenha expertise para desenvolver pode ser bem feito por outra instituição, com um custo mais acessível e de forma até mais ágil.

5. Aposte em tecnologia e automatização

Automatizar processos de RH e usar a tecnologia em diversas áreas é uma ação imprescindível. Quantas rotinas de RH deixaram de ser feitas de forma manual e burocrática com o uso de sistemas e recursos tecnológicos? Como os softwares deixaram o trabalho mais estratégico e ágil? Existem inúmeras opções de programas capazes de reduzir a morosidade dos processos de RH e otimizar as ações.

É importante saber fazer as escolhas certas de acordo com as necessidades da empresa, assim como é fundamental treinar a equipe para o uso dessas tecnologias, de forma que possa tirar o melhor proveito delas. Com a automação de processos, o tempo da equipe se concentra em atividades mais estratégicas e a gestão pode se dedicar mais tempo para desenvolver pessoas e formar novas lideranças.

A morosidade nos processos de RH ainda representa um desafio na sua empresa? Quais são os grandes gargalos percebidos nesse sentido? O que você tem feito para otimizar os processos do setor? Essas questões podem ajudar a refletir sobre como é possível melhorar a cada dia.

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Daiane Rolim
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