Por que trocar as planilhas por um sistema automatizado?

Trocar as planilhas por um sistema automatizado é realmente uma necessidade para garantir maior produtividade ao seu negócio. Um estudo relacionado ao uso de softwares de gestão nas empresas mostrou que 77% dos gestores entrevistados acreditam que as soluções de TI e a utilização de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning, ou sistemas de gestão empresarial) podem ser uma maneira de obter vantagem competitiva no mercado. O levantamento também apontou que, se o motivo para a adoção dessas soluções for a melhoria no funcionamento das operações, maiores serão os benefícios da implementação. Para isso, um dos primeiros passos dados pelas empresas é a troca das antigas planilhas do Excel pelos sistemas de gestão, que se mostram não só mais eficientes, como apresentam características que não podem ser obtidas com as planilhas.

Vantagens da solução de gestão empresarial

Sistemas empresariais são capazes de integrar os processos e informações referentes à produção, gerando uma mudança sensível na cultura da companhia. Um dos principais benefícios da adoção de um software de gestão é a segurança das informações e o auxílio nas tomadas de decisão. Mas podemos citar mais benefícios:

– Eliminação de custos relacionados a processos manuais e aumento da produtividade obtida com a automatização;
– Unificação de dados de diferentes setores;
– Aumento do fluxo interno de informação e integração entre os departamentos da empresa;
– Diminuição da repetição de erros nas atividades, uma vez que os processos são automatizados;
– Auxílio no levantamento de dados e geração de relatórios.

Porque substituir suas planilhas?

A otimização da gestão do negócio é o ponto-chave da automatização: ela permite a integração de dados dos setores da companhia, o que nem sempre é possível fazer de maneira satisfatória com as planilhas. Ações como o cadastro de peças em estoque em um sistema de gestão permitem o controle adequado das mercadorias, garantindo a economia em compras de novos insumos.

A solução de gestão empresarial é determinante também para o aumento da segurança das informações, restringindo o acesso aos gestores e funcionários ligados aos setores beneficiados. Somente podem ter acesso às informações aqueles colaboradores que possuem permissão e, entre esses, apenas um grupo seleto pode alterá-las.

Erros comuns surgem na montagem e uso das planilhas. Mesmo com atenção redobrada, alguns dados podem ser inseridos incorretamente ou serem deixados de lado, correndo o risco de se transformar em entraves futuros, principalmente em situações em que um só dado errado pode fazer toda a diferença. E quanto maior a quantidade de informações, maiores são as possibilidades de erros, daí a importância de se optar por um sistema preparado para lidar com o crescimento do negócio.

O sucesso da automação

Diferente das planilhas, os sistemas de gestão permitem compartilhar as informações de maneira eficiente, inclusive de diferentes dispositivos e em tempo real quando integrados à internet. As informações podem ser reunidas em módulos e os processos podem ser automatizados, o que representa um ganho significativo no fluxo das operações. A adoção de um sistema de gestão em substituição às suas planilhas representa, sem dúvida, um ganho sensível nas operações da empresa.

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Rafael Castilhos
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